|
Список поставляемых товаров или оказываемых услуг можно внести непосредственно в текст договора или в дополнительных документах к договору. На практике зачастую, к договору прикладывается отдельное приложение «спецификация». Такое отдельное приложение удобно, например, в случае десятков или сотен товарных позиций с разными единицами измерений и характеристиками. Необходимость отдельных «спецификаций» к договору обуславливается так тем, что договоры часто подписывают как «рамочные соглашения» (подробнее о «рамочных договорах»). Такой тип договоров удобен для формирования долгосрочного сотрудничества. Как и любой документ договорного учета, «спецификация» является двухсторонним и оформляется в двух экземплярах.
Закон (п. 3 ст. 425 ГК) требует обязательного указания в договоре предмета поставки с указанием товаров и ассортимента. Но в процессе сотрудничества предмет поставки может периодически меняться, то решением в данной ситуации будет формирование только новой спецификации, а не подписание новых договоров.
На практике в одной спецификации перечисляют товары в рамках одной партии. Для очередной поставки подписывают отдельную спецификацию.
Сведения, указываемые в спецификации
Существует унифицированная форма спецификации ТОРГ-10 (утв. постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 скачать ТОРГ-10). Но применение данного шаблона спецификации не обязательно. Стороны договора могут самостоятельно формировать свои форматы спецификаций. Это табличная форма, с обязательным указанием следующих данных:
- Номер и дата договора, на который ссылается спецификация.
- Указание всех позиций по товарам (услугам), с описанием каждой позиции в соответствии с номенклатурой и характеристиками.
- Единица измерения, количество, цена (с указанием валюты) и итоговая сумма по каждой позиции товара (услуги) с учетом НДС и без учета НДС.
- Наименования и реквизитами контрагентов (сторон договора) с местами для подписи руководителей и печатей.
Также в спецификации можно указать условия поставки (оказания услуг) и оплаты, если они не указаны в договоре. Важный момент – рекомендуется не переводить с оригинального языка наименование товарной позиции, если она указана в номенклатуре на латинице (например, на английском).
То, что условия поставки и оплаты будут указаны в спецификации, необходимо зафиксировать непосредственно в договоре (п. 1 ст. 435, п. 2 ст. 437 ГК).
Обязательна ли спецификация ?
Договор может быть заключен без отдельного приложения-спецификации. Указать список поставляемых товаров или оказываемых услуг можно непосредственно в тексте договора. Считается также что, товарная накладная заменяет спецификацию. Но это не совсем корректное утверждение. Так как товарная накладная это документ, подтверждающий факт, дату и место передачи товара, и не подтверждает обязательств по данному товару.
Например, если в договоре отсутствовала спецификация, покупатель имеет право не оплачивать товар, а также вернуть его поставщику с требованием компенсации расходов на хранение товаров. Суд может признать такой договор незаключенным, по причине отсутствия информации о количестве, характеристиках и условиям поставки.
Важные моменты при работе со спецификациями
Как и любой сам договор, приложение «спецификация» требует внимательного изучения. Например, стоит внимательно проверить следующие моменты:
- Пункт о качестве поставляемого товара, особенно при поставке специфической продукции. Например, не достаточно просто написать «согласно ГОСТу». Так как после этой фразу можно добавить исключение словами «при этом» и изменить смысл характеристики товара (например, указать уровень жирности). В таком случае покупатель может попросить снижения цены и смены прочих условий поставки.
- Цена товара. Чтобы исключить непонимания и дополнительных расходов, в дополнение к цене товара, указывайте транспортные расходы, стоимость упаковки страховку и т.п.
- НДС. Рекомендуется указывать две цены (с НДС и без НДС), а также процент НДС. Также указывать информацию про УСН, если НДС не применяется.
- Срок доставки. Рекомендуется проверять график поставок. Так как ассортимент поставки может быть разнообразный, то необходимо указать для каждой товарной позиции соответствующий срок поставки.
- Комплектность товара. При поставке технически сложной продукции, рекомендуется описать базовые компоненты, входящие в состав товара. Также прописывайте действия сторон на случай некомплектности.
- Срок годности товара. Проверьте, указано ли за какое число дней до истечения срока годности, должен быть поставлен товар. Это особенно важно, есть цепочка поставщиков и планируется дальнейшая перепродажа приобретенной продукции.
Необходимо помнить, что спецификация подписывается только в период действия договора. Иначе стороны договора не смогут требовать исполнения обязательств, ссылаясь на него. Но при этом спецификация, содержащая существенные условия договора поставки, будет выступать в качестве самостоятельного договора.
Вне зависимости от сферы деятельности, у каждой организации формируется множество различных спецификаций, которые требуют контроля и учета. Можно продолжать хранить и контролировать спецификации в различных папках и файлах Excel. Но существует более эффективный способ – это применение специальной программы для работы с договорами и спецификациями. Одной из таких программ является «Договор Партнер».
| 
