Программа добавлена в заказ
Для отправки заявки перейдите в раздел ЗАКАЗ
 
Спасибо!
За Вашим электронным адресом закреплена скидка 10%.
 

Возможности » Ведение журнала учёта и регистрации договоров

Ведение журнала учёта и регистрации договоров

Журнал учёта и регистрации договоров - это форма, которая используется участниками договорного процесса с целью учета подписанных соглашений и является инструментом их внутреннего делопроизводства.

С ростом количества договоров в организации возникает необходимость систематизировать и вести их учет. Навести порядок в договорах помогает специальный журнал учета и регистрации договоров.

Унифицированной формы реестра договоров не существует, поэтому каждая организация составляет его самостоятельно, исходя из своих потребностей и специфики деятельности. Сформировать журнал учёта и регистрации договоров в специальной программе.

На практике применяют два способа ведения журнала учёта и регистрации договоров: классический и прогрессивный (подробнее на рис.1).

Рис.1. На практике применяют два способа ведения журнала учёта и регистрации договоров.

Наглядно классический способ можно представить следующим образом:


Рис.2 Классический метод ведения журнала учёта и регистрации договров

В данном случае создаётся множество папок и файлов (Word/Excel) по договорам. Формирование нужного журнала договоров и отчётов происходит путём ручной обработки нескольких файлов из разных папок.

Для поиска информации по договорам также перебираются различные файлы и папки.

Данный метод не позволяет получать уведомления о запланированных действиях по договорам (например: очередной платёж по договору, согласование, исполнение).

Наглядно прогрессивный способ можно представить следующим образом:


Рис.3 Прогрессивный метод ведения журнала учёта и регистрации договров
В данном случае используется отдельная программа для учёта договоров, которая позволяет объединить в одном месте все действия. Подробнее:
  • Хранение файлов в word/excel
  • Формирование журнала договоров и отчётов
  • Поиск информации по договорам
  • Уведомления и напоминания
  • Совместная работа

Результаты опроса, проведённого среди специалистов по учёту договоров:

Как показали результаты опроса, проведённого среди специалистов по учёту договоров, за два года наблюдается рост числа специалистов, предпочитающих «прогрессивный» метод к ведению журнала по учёту и регистрации договоров.


Рис.4. Результаты опроса, проведённого среди специалистов по учёту договоров.

Следующим этапом опроса стало выявление причин перехода от классического метода к прогрессивному. Среди них специалисты подчеркнули следующие недостатки классического метода(подробнее на рис.5)


Рис.5.Причины использования специальных программ
для ведения журнала учёта и регистрации договоров

В зависимости от целей (подробнее на рис.6) формируются журналы учёта и регистрации договоров с различными столбцами, отражающие определённые параметры.

Например: номер договора по порядку; номер и дата подписания договора; полное наименование контрагента; предмет соглашения; период действия документа; общая сумма соглашения.


Рис.6. Основные цели ведения журнала учёта и регистрации договоров
А как в Вашей организации сейчас ведётся журнал договоров?

Попробуйте новый способ формирования журнала договоров.
Программа позволяет сформировать структурированный журнал учёта и регистрации договоров со всей необходимой информацией: номер, дата заключения, контрагенты, исполнители, согласователи, графики платежей, предмет договоров и другие параметры; связать с каждым договором неограниченное число файлов различных форматов, например текст договора в формате DOC или отсканированные копии платежных документов.